关于如何高效完成任务(2021.3.31)
随便看看。
这是我做一件事的流程:了解—>选择—>执行—>复盘
很多人认为自己的主要问题在于执行,但根据我的个人经验,如果在不同事件的执行阶段都遇到了困难,那么关键问题可能出在了解和选择上。
先说了解。
这里说的不止是对潜在目标的了解,也包括对自我的了解。这是做一件事所需要的底层知识。
你了解自己吗?不谈抽象的自我认知,问问自己具体的,比如你是否清楚自己学五十个单词需要多少时间?看一本两百面左右的专业书呢?写一篇小论文呢?
推进目标的过程中存在变量,所以并不要求知道精准的时间,但起码要能给出一个区间。在类似问题上,我非常了解自己,所以从来没有赶不上due的情况,也没怎么为学习熬过夜。
抽象一点,也可以说是要了解自己吸收、整合、再输出知识的速度、质量甚至速率变化。这也是我不会去看“一个月速成”、“两个月上岸XX”经验贴的原因,这类帖子以短时投入高收益为卖点,但我能否接受同样的强度、在同样强度下我能吸收多少都是不确定的。所以我不看经验贴,而是自己去了解任务量和时限,再根据自我认知拆解成适合自己的单元。
如何了解自己这个问题不多说,运用感觉再加上观察记录是最好的。把这一环节单列出来,是为了让大家意识到了解这一步的重要性。如果没有精准的自我认知就上手干活,能不能做好完全看运气。
再说选择。选择困难是现代人耳熟能详的名词了,在个人主观意愿比较重要的人生方向问题上,我支持跟随内心的意愿。在别的问题上,可能更需要理性决策。
一个好的选择,本质是充分利用已有信息,做出最有利的决策。
而决策的前一步是收集大量信息,这也是要特别重视的一步。有用且准确的信息越多,越有助于你做出正确的决策,甚至会影响到执行阶段的效率。
举个极端例子,我因为疫情暂时出不了国转向考研时,离考研举行只有两个多月了,我的目标院校不低,我考的是自主命题的学硕。但复习两个多月后,考得很顺利。同期考进的一些同学有两三战进来的。排除运气因素,难道是因为我聪明才一次通过?完全不是,普通人的智商都差不多,我从小到大都不是老师嘴里的聪明学生。
其实决胜点在信息差。
对于前几年考的同学来说,复习范围很大。越晚考,能打听到的真题就越多,就更有可能把握出题者思路。
在只剩两个多月复习时间的情况下,我选择了一个不低的志愿,听上去不理性。类似的经验贴也很多,有人会说他们这么选是为了坚持自己的梦想或者突如其来的激情。我不太会因为梦想、激情做出决策。实际情况是虽然我复习所有科目(包括政治、外语)只花了两个多月,但早在疫情开始没多久、拿到德国offer之前,我就通过熟人圈子、网络留言交流开始了解这个专业。
我清楚自己的优势在于二外和GPA还可以、在本专业学术经历相对多、表达能力强,劣势是实习经历太少。所以我决定留在本专业做研究,找一个好的学术平台。其实分析之后,这个志愿对我来说是非常划算的,一来考研可以直接选小语种,二来只要能进复试,我有90%的把握不会被刷。三来专业对盘,复习起来没太大压力。
结合我的个人能力(我能否提供对方想要的)、未来愿景(对方能否提供我想要的)、所余复习时间(有无可能把自己推销到对方面前),我“算”出了一个最优解。
“算”,或者说理性决策,听上去都很空。具体化一下,我一直用维度决策法。我不知道这种方法最先是由谁提出的,反正我是中学时从采铜那里学来的。
维度决策法是这样应用的:当你面对多种选择举棋不定时,尽可能周全地列举出影响你做选择的重要因素,并根据实际情况赋予这些因素不同的权重。
举个例子,我高中毕业后的暑假知道自己进了法学院,就主动搜集了有关LLM和JD的信息(早有未来出国读书的打算)。基于对当时自我的认知,我认为LLM比较适合,但无法马上判断去哪个地方哪所学校更好,所以我做了一张表格来衡量,大概考虑了十个因素,最后综合得分是德国LLM更适合我。我做的表格在另一台电脑里,有机会就补图。
决定留德后,高三毕业的暑假后半段我就用来学语言了,这就讲到了执行阶段。
对于执行,我的第一个意见比较简单粗暴:丢下手机。
我开始复习司法考试时,距考试举行也是两个月,兼之当时我失恋内耗、身体不好,效率很低。所以开始复习半个月后,我就不带手机去自习,效率提升非常明显。每晚回去花一刻钟check消息就够了。如果你有特殊需要,实在离不开手机,那么建议卸载带有社交功能的APP,反正电话和短信能联系到你。
第二个意见是:不要让你的长期目标干扰你的短期目标。
拿申请举例,进大学时,我的长期目标是毕业后留学。为了完成这个长期目标,我要把它拆解成很多个短期目标。比如我要维持绩点、参加比赛、争取奖学金、做实习、通过德语考试……拆得越细越好。打个比方:我要先维持这个学期的成绩,这学期比较难的课是民法总论,里面是哪块甚至哪个概念在理解上有难度。就像搭积木一样,一块一块来。
我做具体的事时心里很安定,一旦进入这个做事的状态,就不会去想成败。但我知道有些人在做事的过程中会反复去想最终成败,以至于陷入远大的图景而忽略了当下的效率。这就是我说的对长期目标的想象干扰了短期目标的完成,大忌。假设、想象成功或失败的后果应该在决策阶段完成,要么在那时基于坚定的信念做出决策,要么在做具体的事时培养出坚定的信念。
总而言之,在完成短期目标时,不要去想长期目标的意义、价值、理念这些玄远的东西。如果说我身上有什么自己觉得还不错的品质,那就是坚定、踏实。任何长期目标,无论对我的人生有多重要的意义,我都不会在完成短期目标时沉浸于幻想,因此也不会考前极度焦虑紧张。说得糙点,这是做一天和尚撞一天钟的性格,但我撞得很走心。
在执行阶段,专注当下才能走得更远。
第三个意见是针对多线程任务的。前两天有朋友和我抱怨,说自己无法同时专注于两三件事,而multitasking又是现代人常态,她想知道我是如何同时做好几件事的。
人的专注力是有限的,如果同时做几件极耗精力又都没什么兴趣的事,我也受不了。所以我一般采取的组合是一两项核心工作任务搭配一个兴趣点。
比如前几年的一个夏天,我同时在做三件事:夏校、实习、撰写论文。其中核心任务是论文,所以最开始我的主要精力集中在论文框架草稿上。框架打完之后,最重要的事也完成了,这里出现了一个可以打断并转移注意力的空当。(在任务之间切换是需要成本的,尽量选择低成本的切换点)我就把心思转移到了夏校,因为夏校课程是我非常感兴趣的领域,所以起到了精神充电的作用。充好的电可以用在实习和按照框架码论文上。总之,在多线程任务中,我一定会安排至少一个能给我充电供能的任务,在切换成本低的点上转移到这个任务里“休息”。
最后一个环节是复盘。复盘是为了增进自我了解、优化决策技能,本质是整理因果链。成也好败也罢,都有完整的因果,而因果链的每一环都透露了关于“你”的信息。需要注意的是,失败往往比成功包含了更多信息量,因此对于了解自我而言,失败是个更好的机会。在这个环节,也要避免沉浸于自怨自艾或过于自得的情绪。因果律是客观的,我们要做的是找出其中哪一环出了错或没有运作,并分析这能否被克服、利用何种方法克服。至于如何避免情绪,完全可以给自己设定时限任务,比如要求自己一小时内写出至少五个上次事件中可以改善的地方。或者和比较理性的朋友交流讨论,让ta在你偏移时引导你。
以上并非说明情绪排解不重要。可以嚎啕大哭,可以尽情脆弱,但我不会把它们放在这四个环节里,而是放在事件与事件的空当中。如果实在控制不住,那么要设定好情绪冲刷的限度,不要让它拖垮你。如何设置限度呢?回到第一步,你要了解你自己。